Hace un tiempo, en un post anterior ya recomendábamos dedicar una atención especial al documento de oferta. Hoy queremos volver sobre este documento para hablar sobre como abordar una de sus partes más complejas, tanto por su dificultad, como la inexperiencia que tenemos al llegar a esta fase del proyecto en la asignatura: la planificación de tareas.
Como ya decíamos, esta es una tarea no trivial y a la que hay que dedicarle bastante tiempo. Consiste en desglosar todo el trabajo que se realizará en diferentes actividades y tareas. El primer problema que se nos planteó al abordar esto fue ¿Cómo de grandes deben ser las tareas? ¿Una tarea por cada documento? ¿Una tarea por cada apartado?
Nosotros llegamos a la siguiente conclusión: una tarea por documento son demasiadas pocas tareas y con una tarea por documento nos quedaría una planificación demasiado extensa. Por ello decidimos un punto intermedio, haciendo que una tarea englobase varios apartados, agrupando los apartados de los documentos según nos pareció.
Aclarar que cuando decimos que nos podrían quedar pocas tareas no nos referimos por extensión del documento (los documentos ya son suficiente extensos como para tener que preocuparse por ampliarlos más) sino a que, a la hora de planificar, asignar recursos a las tareas, estimar el tiempo dedicado a una tarea, etc, al ser tareas demasiado grandes todo esto se nos complicaba. Además, a la hora de rellenar las hojas de imputación nos dimos cuenta de que a veces teníamos problemas porque el trabajo de todos iba a la misma tarea a pesar de haber estado trabajando en apartados diferentes del documento.
Por todo esto, nuestra recomendación es hacer muchas tareas bastante pequeñas, aunque no sean una por apartado de documento pero tampoco tener miedo a que quede una planificación grande, ya que, aunque luego la planificación se arrastra durante todo el proyecto en los informes de seguimiento, el trabajo a realizar sobre la planificación es en su mayoría decir el % de realización de cada tarea, lo que resulta más sencillo de calcular si las tareas son pequeñas (en la mayoría será 0 o 100%).
Por otro lado, también recomendamos hacer una cosa que nosotros no hicimos del todo correctamente. En esta planificación inicial, además de dar las tareas y los recursos humanos que se encargarán de realizarlas, dar una estimación del tiempo necesario para realizarlas. Evidentemente, es muy difícil dar esta estimación al comenzar el proyecto y más si es vuestro primer proyecto pero creemos que si las tareas son pequeñas, la estimación de cada tarea será más sencilla.
En resumen, cómo hacer la planificación inicial es una cuestión muy subjetiva pero no debe infravalorarse la importancia de hacerlo correctamente, porque se tendrá que arrastrar durante todo el proyecto.
